Pas de locaux, carence d’archivistes professionnels, mauvaise conservation, disparition des documents qui se retrouvent parfois au marché à servir de papier d’emballages, etc. L’archivage de documents administratifs est un domaine oublié. Iwacu a mené une enquête.
La Mairie de Bujumbura interpelée
Dans les différentes communes de la Mairie de Bujumbura, le système d’archivage laisse à désirer. Le personnel demande que le nombre d’employés soit revu à la hausse et bénéficier d’une formation en techniques d’archivage.
La plupart des maisons abritant les bureaux communaux dans la mairie datent de très longtemps. Il y a moins de deux mois, une pluie diluvienne a emporté toute la toiture des locaux de la commune Bwiza. Tous les documents sont irrécupérables.
Quant à la commune Gihosha, qui existe depuis le début des années 1990, plusieurs dossiers ont disparu sauf ceux d’à partir de 2006. « Nous avons déménagé trois fois et c’est en grande partie pour cela qu’il y a eu une grande perte », témoigne un employé de la commune.
A la commune Buyenzi, à côté d’un système d’archivage défaillant, les classeurs sont couverts de poussière et ce qui est écrit dessus est presque invisible.
Dans les locaux de la commune Rohero la situation est dramatique. Certaines armoires en fer n’ont plus de portes. Les dossiers sont rangés d’une façon désordonnée et toute la poussière s’y dépose. « En cas d’incendie ou d’une autre catastrophe, tous les documents seront perdus à jamais », prévient M. Bigagaze, un employé de la commune . Il précise que certains citoyens n’arrivent plus à retrouver leurs documents à cause du mauvais rangement.
« Il faut que la décentralisation soit effective pour mieux nous organiser »
Le secrétaire, le dactylographe et l’agent de l’Etat civil travaillent dans un bureau de 4 m2 dans lequel se trouvent trois tables. « Notre espace de travail est trop étroit, se plaint le secrétaire communal de Rohero. Nous n’avons pas d’endroit pour accueillir la population venue nous demander un service ou un document. A part nos trois chaises, impossible d’y installer d’autres. » Il regrette que pour les réunions, les chefs de quartier soient obligés de s’assoir sur de vieux pneus placés sous un arbre dehors.
Sur une des tables, on n’y trouve qu’un seul ordinateur donné, il y a six mois, par le programme Gutwara Neza. Le secrétaire communal trouve que c’est un simple décor : « Il n’y a pas d’onduleur ni de stabilisateur branchés sur l’ordinateur ni même d’antivirus. » Et même s’il était fonctionnel, ajoute-t-il, il faudrait engager un autre personnel formé en archivage pour enregistrer toutes les données que nous possédons.
C’est presque le même constat dans la commune de Nyakabiga. Eric Nkurunziza, administrateur communal, reconnaît que le système d’archivage est archaïque. Des ordinateurs qui ne fonctionnent pas, de petits locaux,… « Il faut que la décentralisation soit effective pour mieux nous organiser », explique M. Nkurunziza.
Une commune au Burundi? c’est rien. Allez un peu au Rwanda pour voir la vraie commune: un immense batiment, des bureaux et des bureaux, archivage, police etc.. Urwanda rwadusize peee…
Merçi pour cette enquête qui nous révèle combien nos entités administratives sont des laisser-pour-compte en matière d’archivage de documents. J’aimerais aussi attirer votre attention sur la situation des archives dans les services étatiques des ministères. À titre d’exemple, j’ai été cherché des documents datant des années 1980 et 1990 au Département de la Gestion des traitements de la Fonction Publique, ces documents étaient vitaux pour moi mais inutile de vous dire que la réponse a été que ces documents étaient introuvables dans les archives. Où sont-ils passés? Allez-y savoir! Pourtant la loi sur la conservation des archives dans les services publiques est assez claire, elle stipule, si je ne me trompe, que la conservation des archives va au dela de 30 ans.
Je pense qu’une enquête de votre part pourrait aboutir à des réponses.
C’est vraiment un appel de prise de conscience aux administrations publiques de préserver les preuves de leurs actions quotidiennes pour les générations futures. Nous avons besoins da savoir ce qui a été fait hier pour nous servir de référence aujourd’hui afin d’orienter le futur. Il faut reconsidérer le statut des archivistes pour donner la valeur à l’information car:
Les archives constituent la mémoire de la nation et de la société; elles fondent son identité et sont un élément clé de la société de l’information. En témoignant des activités menées et des décisions prises, elles assurent à la fois la continuité des organismes et la justification de leurs droits ainsi que ceux des individus et de l’Etat. Elles garantissent l’accès des citoyens à l’information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire.
Les archives sont vraiment essentielles à l’exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance.
Si nous constituons une société « civilisée » nous devons donc soutenir la gestion efficace et performante des archives en allouant de fonds importants à ce secteur oublié au Burundi.