Etat-civil : un archivage suranné

Mairie de Bujumbura, il est 10h dans ces nouveaux bureaux à l’Hôtel de ville. Un grand mouvement de gens s’observe dans cet immense immeuble, des particuliers sollicitent des services dans les différents bureaux de la mairie.

Une foule s’observe particulièrement devant le grand bureau où l’on peut lire « Archives » sur la porte d’entrée. Ce service semble le plus sollicité. C’est là que sont conservés tous les registres des naissances, des mariages et des décès de toutes les zones de la mairie de Bujumbura.
Certains visages semblent épuisés, lassés. Ils viennent de passer plusieurs heures là, à attendre leur tour. Quelques quatre agents de la mairie accueillent les gens un à un, par ordre d’arrivée, à travers les fenêtres. Il faut inscrire sur un bout de papier ce que l’on recherche et l’agent va fouiller dans les registres qui datent de 1980, l’année où l’enregistrement de l’état-civil a commencé.

Un homme, la quarantaine, cherche le certificat de décès de sa femme morte il y a plus de deux ans. Il veut se remarier. Il affirme qu’il vient de passer quatre jours sans l’obtenir. Bien qu’il ait demandé l’aide d’une connaissance, un agent de la mairie, la procédure traîne. Il affirme que s’il n’avait personne pour l’aider, il attendrait même deux semaines. « C’est très bizarre. Les documents sont là dans les archives, mais nous passons des jours à attendre… Nous ne devrions pas passer des heures à la mairie. Les gens qui travaillent à l’état-civil ne sont pas du tout serviables. On dirait qu’ils sont démotivés».

Les zones face au manque de matériel

Une employée de la zone Rohero indique que chaque naissance, mariage ou décès doit être enregistré à la zone où habite le concerné. A la fin de l’année, les registres sont envoyés aux archives de la mairie pour y être conservés.

Cette employée affirme que la zone Rohero fait face au grand défi de la conservation des dossiers de mariage notamment, qui doivent rester conservés à la zone. Avant d’autoriser un mariage civil, fait-elle savoir, les futurs mariés doivent donner tous les documents requis pour former un dossier. « Le problème, c’est qu’il n’y a pas assez de classeurs et d’armoires pour ranger ces documents».

D’après elle, il arrive que les dossiers se perdent. Si quelqu’un vient chercher son dossier de mariage, elle avoue que parfois ils ne se donnent même pas la peine d’aller fouiller dans les archives : « Nous le décourageons et le renvoyons car nous avons du mal à fouiller dans les archives mal rangées. » Elle confie que les dossiers ne sont pas classés par ordre d’année car il n’y a pas assez de classeurs.

A la zone Kamenge, c’est le même problème. Une employée confie qu’ils n’ont pas de classeurs pour ranger les dossiers. « Si nous avions des machines, la tâche serait plus facile, rapide et efficace».

Le chef de zone Ngagara, Franck Ernest Ntandikiro, observe que le défaut d’informatisation des services de l’état-civil favorise énormément la lenteur administratif : « Si c’était informatisé, les gens ne perdraient pas de temps et des moyens. Un natif de Ngagara ou Buterere est obligé de se déplacer jusqu’à la mairie pour chercher son extrait d’acte de naissance.»

Pour aller déposer les registres de la mairie, déplore-t-il, il faut des moyens de déplacement pour transporter en sécurité les registres. « L’on ne peut pas prendre le bus, il faut au minimum un taxi pour sécuriser les registres».

Un projet d’informatisation en cours…

Un atelier de validation de l’étude de faisabilité de l’informatisation de l’état-civil a eu lieu le 30 septembre à Gitega, organisé par le ministère en charge de l’Intérieur.

Le ministre Ndirakobuca a reconnu, dans son discours, que le système d’état-civil, tel que conçu aujourd’hui, présente beaucoup de lacunes. D’après lui, la gestion des actes d’état-civil est émaillée de beaucoup d’imperfections.

Fraude des actes d’état-civil, mauvaise conservation des registres, rupture de stock des registres dans les services d’état-civil… Des défis qui s’observent dans le système actuel, assure le ministre.

D’après lui, ce projet, financé par le PNUD, permettra de bien planifier les projets de développement en fournissant des statistiques réalistes utiles dans tous les domaines. Il permettra aussi de maîtriser la croissance démographique et d’orienter les programmes de scolarisation et de gratuité des soins de santé pour les enfants de moins de 5 ans. Et le ministre d’ajouter aussitôt : « Il sera désormais facile de contrôler les décès, leurs causes et leurs incidences mais aussi de délivrer la carte nationale d’identité biométrique et les autres documents connexes, comme l’exige l’EAC.»

Pierre Ndamama, l’expert en modernisation et systèmes d’information qui a réalisé cette étude a affirmé, lors de cet atelier, que la situation des services d’état-civil est médiocre.  Il a notamment relevé la mauvaise conservation des registres.
Cet expert relève que la réalisation de ce projet comporte des défis : le manque de matériel informatique, un mauvais réseau internet dans certaines localités, des bureaux non électrifiés, le cadre légal non adapté, des ressources humaines sans profil technique requis, le matériel mobilier et immobilier qui fait défaut, etc.